Vitalni voor werkgevers en HR
Poolstalige hulp bij verzuim en re-integratie
Poolstalige intake binnen twee weken.
Spoor 2 in Nederland of Polen, met de focus op haalbaar werk.
Eén aanspreekpunt, duidelijke rapportages en tijdig overleg.
In de praktijk
Wanneer schakelt een werkgever of HR Vitalni in?
Spoor 2
Poolstalige begeleiding naar passend werk buiten de eigen werkgever, in Nederland of op de Poolse arbeidsmarkt.
Psychologische hulp
Intake, behandeladvies en zo nodig Poolstalige behandeling, met procesmatige terugkoppeling aan de opdrachtgever, binnen de geldende privacykaders, en in afstemming met de bedrijfsarts.
Arbeidsdeskundig onderzoek
Arbeidsdeskundig onderzoek naar passend werk en re-integratiemogelijkheden, ook over de grens.
Coaching
Poolstalige coaching bij stress en overbelasting, ook preventief inzetbaar bij dreigende uitval.
Maatschappelijk werk
Poolstalige ondersteuning bij schulden, huisvesting en problemen met instanties die herstel en werkhervatting belemmeren.
Mediation
Onafhankelijke mediation bij arbeidsconflicten, ook in het Pools, gericht op werkbare afspraken tussen werknemer en werkgever.
De regie blijft bij jouw organisatie
Aanmelding en afspraken
Je bespreekt je situatie met ons. We maken afspraken over de opdracht, kosten, planning en contactpersonen.
Intake en advies
Na akkoord spreken we de werknemer in zijn of haar taal. We beoordelen welke ondersteuning passend is en stemmen het vervolg met je af.
Uitvoering en afstemming
Vitalni verzorgt de afgesproken begeleiding. Jouw organisatie behoudt de regie over het verzuimtraject. Bij veranderingen bespreken we de vervolgstappen.
Voortgang en afronding
Je ontvangt rapportages over de activiteiten, voortgang en resultaten. Medische gegevens en vertrouwelijke gespreksinhoud delen we niet.
Overleg over verzuim
Een Poolse werknemer langdurig ziek?
Je hoeft niet vooraf te weten welke ondersteuning nodig is. Bespreek de situatie met Vitalni. We kijken naar wat al is geprobeerd, welke mogelijkheden er zijn en waar onze expertise kan helpen.
Oprichter Vitalni
Psycholoog én verzuimspecialist
Gosia Bruins-Miga is oprichter van Vitalni en arbeids- en organisatiepsycholoog. Ze studeerde sociale psychologie in Krakau en heeft ruim twintig jaar ervaring in de Nederlandse verzuimsector. Gosia is geregistreerd Psycholoog NIP®, Register Casemanager Regie op Verzuim ROV® en Registerspecialist Taakdelegatie CMTD®.
Bij Vitalni verzorgt Gosia Poolstalige psychologische intakes en begeleiding. Dankzij haar ervaring in casemanagement begrijpt ze ook de vragen waarmee werkgevers en HR-professionals te maken krijgen bij langdurig verzuim. Ze combineert psychologische kennis met inzicht in de praktische en organisatorische kant van re-integratie.
Bij internationale werknemers kunnen taalverschillen, culturele verwachtingen en onbekendheid met Nederlandse procedures de begeleiding bemoeilijken. Gosia helpt deze belemmeringen bespreekbaar te maken in de eigen taal. Daarbij bewaakt ze zorgvuldig het onderscheid tussen vertrouwelijke behandelinhoud en de procesinformatie die casemanagers nodig hebben om de re-integratie goed te begeleiden.
FAQ
Vragen over Vitalni bij werkgevers en HR
Wanneer moet Spoor 2 worden gestart?
Spoor 2 komt in beeld zodra er onvoldoende perspectief is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie. Wachten tot het tweede ziektejaar is dus niet altijd verstandig. Volgens de UWV-werkwijzer moet een noodzakelijk tweede-spoortraject uiterlijk zes weken na de eerstejaarsevaluatie starten. Uitstel is onder voorwaarden mogelijk, bijvoorbeeld bij concreet uitzicht op duurzame interne werkhervatting binnen drie maanden. Leg de afweging en het advies van de bedrijfsarts of arbeidsdeskundige zorgvuldig vast.
Moet ik binnen mijn eigen organisatie naar passend werk blijven zoeken als Spoor 2 loopt?
Ja. Spoor 1 en Spoor 2 kunnen naast elkaar lopen. Een extern traject betekent niet dat de mogelijkheden bij de eigen werkgever definitief zijn afgesloten. Verandert de belastbaarheid of ontstaat er een passende functie, dan moet je die mogelijkheid opnieuw onderzoeken. Dat geldt ook voor aangepast werk, gewijzigde taken of werk op een andere afdeling. Het is belangrijk dat uit het dossier blijkt welke interne mogelijkheden zijn onderzocht en waarom ze wel of niet haalbaar waren.
Kan re-integratie doorgaan terwijl een werknemer psychologische behandeling krijgt?
Dat hangt af van de belastbaarheid, niet uitsluitend van het feit dat iemand in behandeling is. De bedrijfsarts beoordeelt welke activiteiten medisch verantwoord zijn. Soms kunnen behandeling en arbeidsmarktoriëntatie naast elkaar plaatsvinden. In andere gevallen is eerst stabilisatie nodig of moet de intensiteit worden aangepast. Bij tijdelijk ontbreken van re-integratiemogelijkheden is een goede medische onderbouwing belangrijk. Blijf de situatie evalueren, zodat nieuwe mogelijkheden niet onbenut blijven.
Wat moet ik regelen als mijn zieke werknemer in Polen verblijft of daarheen terugkeert?
Bij een Nederlands re-integratietraject blijven de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter in beginsel bestaan. Wonen in Polen is op zichzelf geen reden om het traject stil te zetten. Zijn er geen passende mogelijkheden binnen de eigen organisatie, dan kan Spoor 2 zich ook richten op de Poolse arbeidsmarkt. Dat vraagt om inzicht in lokale functies, arbeidsomstandigheden en de mogelijkheden van de werknemer. Maak expliciete afspraken over bereikbaarheid, begeleiding, sollicitatieactiviteiten en verslaglegging.
Wie bepaalt welk werk voor mijn werknemer passend is?
De bedrijfsarts beoordeelt de functionele mogelijkheden en beperkingen. Vervolgens wordt onderzocht welk werk daarbij aansluit. Een arbeidsdeskundige kan beoordelen of de eigen functie, aangepast werk of een andere functie passend is. Daarbij tellen ook opleiding, ervaring, vaardigheden en praktische omstandigheden mee. Een functie is niet automatisch passend omdat er weinig fysieke belasting is. Ook bijvoorbeeld concentratie, werktempo, sociale belasting en werktijden kunnen bepalend zijn.
Wat kan ik doen als ik het niet eens ben met de werknemer over werkhervatting?
Probeer eerst vast te stellen waarover het verschil van mening gaat. Betreft het de belastbaarheid, het aangeboden werk of de geleverde re-integratie-inspanningen? Vraag waar nodig om verduidelijking van het advies van de bedrijfsarts. Blijft het geschil bestaan, dan kunnen werkgever en werknemer bij UWV een deskundigenoordeel aanvragen over onder meer passend werk of re-integratie-inspanningen. Een werknemer die twijfelt aan het oordeel van de bedrijfsarts kan daarnaast een second opinion aanvragen.
Hoe ga ik om met een werknemer die onvoldoende meewerkt aan re-integratie?
Onderzoek eerst waarom de samenwerking vastloopt. Begrijpt de werknemer de afspraken? Sluiten de opdrachten aan bij de vastgestelde belastbaarheid? Spelen taalproblemen of andere belemmeringen een rol? Maak verwachtingen concreet en leg gemiste afspraken zorgvuldig vast. Blijft de werknemer zonder geldige reden weigeren mee te werken, dan kunnen arbeidsrechtelijke maatregelen aan de orde komen. Laat de toepasselijke voorwaarden vooraf toetsen. Een loonmaatregel mag nooit een automatische reactie op stagnatie zijn.
Welke informatie mag HR ontvangen over psychologische behandeling of begeleiding?
HR mag informatie ontvangen die noodzakelijk is voor de re-integratie, zoals de voortgang van afgesproken activiteiten, de planning en eventuele knelpunten in het proces. Medische gegevens horen daar niet bij. Diagnoses, behandelinhoud en persoonlijke omstandigheden mogen niet zomaar in het personeels- of verzuimdossier terechtkomen. De bedrijfsarts informeert de werkgever over de relevante functionele mogelijkheden, beperkingen en noodzakelijke werkaanpassingen. Zo kan HR regie voeren zonder de medische vertrouwelijkheid te doorbreken.
Ben ik als werkgever beschermd tegen een loonsanctie wanneer ik Spoor 2 uitbesteed?
Nee. Ook wanneer een re-integratiebedrijf het traject uitvoert, blijft de werkgever verantwoordelijk voor voldoende re-integratie-inspanningen. UWV kijkt niet alleen of er een traject is ingekocht, maar ook of dit tijdig, passend en voldoende actief is uitgevoerd. Controleer daarom of er een onderbouwd persoons- en zoekprofiel is, of activiteiten aansluiten bij de belastbaarheid en of stagnatie tot bijstelling heeft geleid. Bij onvoldoende inspanningen kan UWV de loondoorbetalingsverplichting met maximaal één jaar verlengen.
Wat gebeurt er wanneer een tijdelijk contract afloopt terwijl de werknemer ziek is?
Een tijdelijk contract hoeft vanwege ziekte niet te worden verlengd. Tot de einddatum blijven de verplichtingen van werkgever en werknemer echter gelden. Bij uitdiensttreding moet de werknemer volgens de toepasselijke regels ziek worden gemeld bij UWV. Afhankelijk van de verzuimduur moet ook een re-integratieverslag worden aangeleverd. Daarna neemt UWV doorgaans de begeleiding over. Voor werkgevers die eigenrisicodrager zijn voor de Ziektewet gelden andere verantwoordelijkheden. Controleer daarom tijdig welke situatie van toepassing is.
Wat moet HR geregeld hebben voordat de werknemer een WIA-aanvraag indient?
Vanaf de 88e ziekteweek kan de werknemer de WIA-aanvraag indienen. UWV vermeldt de uiterste aanvraagdatum in de brief aan de werknemer. Zorg dat de voortgangsrapportages, evaluaties en overige onderdelen van het re-integratieverslag compleet en consistent zijn. De bedrijfsarts stelt het actueel oordeel op. Werkgever en werknemer vullen samen tijdig de eindevaluatie in, uiterlijk twee weken vóór de aanvraagdeadline. Controleer ook of gemaakte keuzes en eventuele afwijkingen van het traject voldoende zijn onderbouwd.