1 - Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin praktyki Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. ma zastosowanie do pomocy psychologicznej, coachingu oraz krótkoterminowych interwencji terapeutycznych realizowanych na zlecenie pracodawcy, służby medycyny pracy, ubezpieczyciela lub podmiotu samodzielnie ponoszącego ryzyko związane z niezdolnością do pracy.
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. oferuje pomoc psychologiczną, coaching oraz krótkoterminowe interwencje terapeutyczne w języku niderlandzkim, polskim i angielskim. Pomoc jest skierowana do osób z łagodnymi i umiarkowanymi trudnościami psychicznymi oraz ma na celu przywrócenie zdolności do funkcjonowania i wykonywania pracy.
Świadczona opieka podlega holenderskiej ustawie o jakości opieki zdrowotnej oraz rozpatrywaniu skarg i sporów (Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg – Wkkgz), która zobowiązuje świadczeniodawców do zapewnienia odpowiedniej jakości opieki oraz właściwych procedur rozpatrywania skarg i sporów.
Opieka podlega również holenderskiej ustawie o umowie dotyczącej leczenia (Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst – WGBO), która reguluje prawa klienta, w tym prawo do wyrażenia zgody, dostęp do dokumentacji oraz zachowanie poufności.
Sesje odbywają się w gabinecie w Tiel lub online, zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami.
2 - Formy wsparcia
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. udziela wsparcia osobom, których trudności utrudniają codzienne funkcjonowanie i zdolność do pracy, takie jak napięcie, stres, przeciążenie i obniżona sprawność funkcjonowania.
Wsparcie koncentruje się przede wszystkim na interwencjach w okresie niezdolności do pracy z powodu choroby oraz na zapobieganiu absencji chorobowej w przypadku zagrożenia niezdolnością do pracy. Przyczyny trudności mogą być związane z pracą, sytuacją prywatną lub rodzinną albo wynikać z połączenia tych czynników. Celem wsparcia jest przywrócenie zdolności do funkcjonowania i wykonywania pracy.
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. oferuje trzy formy wsparcia:
a) Coaching w przypadku trudności w funkcjonowaniu lub przeciążenia psychicznego – minimum 6 sesji.
b) Intensywny program terapeutyczny w przypadku trudności psychicznych, w tym stresu, wypalenia zawodowego oraz łagodnych i umiarkowanych objawów zaburzeń adaptacyjnych, lękowych, nastroju lub związanych z traumą. Program rozpoczyna się od przesiewowej oceny psychologicznej i diagnostyki ukierunkowanej na funkcjonowanie zawodowe, po których następuje minimum 10 sesji.
c) Wsparcie medyczno-psychologiczne w przypadku choroby przewlekłej lub ograniczeń zdolności do pracy, ukierunkowane na funkcjonowanie psychiczne i uczestnictwo w życiu zawodowym. Liczba sesji jest ustalana indywidualnie na podstawie wskazań.
Liczba sesji ustalona dla klienta jest podawana w zaproszeniu przesyłanym przy zgłoszeniu.
3 - Finansowanie
Wsparcie jest finansowane przez zleceniodawcę. Może nim być pracodawca lub podmiot, który samodzielnie ponosi ryzyko finansowe związane z niezdolnością do pracy z powodu choroby lub niepełnosprawności zawodowej (podmiot ponoszący ryzyko w ramach ZW lub WGA, bądź jego ubezpieczyciel).
Klient nie ponosi żadnych kosztów i nie dokonuje żadnych przedpłat. Warunki rozliczenia są uzgadniane ze zleceniodawcą przed rozpoczęciem wsparcia.
Finansowanie wsparcia przez zleceniodawcę nie daje mu prawa do uzyskiwania informacji dotyczących treści udzielanej pomocy. Zasady przekazywania informacji określa artykuł 9 niniejszego regulaminu.drachtgever geen recht op inhoudelijke informatie uit de begeleiding. Voor informatie-uitwisseling gelden de bepalingen uit artikel 9.
4 - Zgłoszenie i umawianie wizyt
Zgłoszenia oraz umawianie wizyt odbywają się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub podczas sesji. Praktyka nie korzysta z internetowego systemu rezerwacji wizyt.
W zaproszeniu podana jest liczba sesji ustalona dla klienta. Wsparcie może rozpocząć się dopiero po otrzymaniu i zaakceptowaniu przez klienta niniejszego regulaminu.
5 - Czas trwania i częstotliwość sesji
Jedna sesja trwa 45 minut. Sesje odbywają się zazwyczaj raz w tygodniu lub raz na dwa tygodnie. Częstotliwość sesji jest dostosowywana do potrzeb klienta oraz przebiegu wsparcia.
6 - Odwoływanie i przekładanie wizyt (zasada 48 godzin)
Odwołanie lub przełożenie sesji jest możliwe najpóźniej 48 godzin przed ustalonym terminem. Należy to zrobić drogą mailową, bezpośrednio u osoby prowadzącej terapię (gosia@vitalni.nl).
Odwołanie sesji na mniej niż 48 godzin przed terminem lub nieobecność bez wcześniejszego powiadomienia są traktowane jako niestawienie się na wizytę (no-show). Taka sesja jest uznawana za odbytą i odliczana od liczby sesji określonej w zaproszeniu.
Zasada ta obowiązuje w odniesieniu do wszystkich zaplanowanych wizyt, w tym sesji diagnostycznych i sesji online. Niestawienie się na wizytę zmniejsza zatem liczbę sesji pozostałych do wykorzystania w ramach programu wsparcia.
W przypadku udokumentowanych okoliczności niezależnych od klienta (siła wyższa) Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. może podjąć decyzję o odstąpieniu od tej zasady.
7 - Sesje online
Część sesji może odbywać się online. Klient zobowiązany jest zapewnić spokojne, odizolowane od osób postronnych miejsce, gwarantujące poufność rozmowy, stabilne połączenie internetowe oraz dostępność w uzgodnionym terminie za pośrednictwem ustalonego sposobu komunikacji.
Problemy z połączeniem internetowym lub trudności techniczne po stronie klienta, które uniemożliwiają przeprowadzenie sesji w całości lub w części, są traktowane jako niestawienie się na wizytę (no-show) zgodnie z artykułem 6.
Jeżeli sesja nie może się odbyć z powodu udokumentowanych problemów technicznych po stronie Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V., nie zostaje ona uznana za wykorzystaną. W takim przypadku ustalany jest nowy termin, a sesja nie jest odliczana od liczby przysługujących klientowi sesji.
8 - Spóźnienie na sesję
Spóźnienie się na sesję nie oznacza przedłużenia czasu jej trwania. Sesja zawsze trwa 45 minut. Zasada ta obowiązuje również podczas sesji online, jeżeli klient zaloguje się z opóźnieniem.
9 - Wymiana informacji i poufność
Wszystkie informacje omawiane podczas sesji są objęte tajemnicą zawodową oraz przepisami holenderskiej ustawy o umowie dotyczącej leczenia (WGBO). Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO/AVG).
Wymiana informacji odbywa się w ramach trzech odrębnych obszarów.De informatie-uitwisseling verloopt langs drie gescheiden lijnen.
9.1 - Relacja terapeutyczna
Między klientem a osobą prowadzącą terapię istnieje relacja terapeutyczna. Treść sesji, zgłaszane dolegliwości oraz ustalenia diagnostyczne pozostają poufne i mogą być udostępniane wyłącznie na odpowiedniej podstawie prawnej lub za konkretną pisemną zgodą klienta.
Klient może w każdej chwili wycofać tę zgodę w odniesieniu do przyszłego udostępniania informacji.
9.2 - Wymiana informacji z lekarzem medycyny pracy, lekarzem orzecznikiem lub służbą medycyny pracy
Osoba prowadząca terapię wymienia informacje z lekarzem medycyny pracy, który doradza pracodawcy w sprawach absencji chorobowej i reintegracji zawodowej, wyłącznie za konkretną pisemną zgodą klienta.
W przypadku podmiotu samodzielnie ponoszącego ryzyko finansowe w ramach ZW lub WGA zasada ta dotyczy również wymiany informacji z lekarzem orzecznikiem lub służbą medycyny pracy działającą na zlecenie zamawiającego.
Przekazywane informacje ograniczają się do zakresu niezbędnego do reintegracji zawodowej lub oceny w ramach ZW albo WGA. Osoba prowadząca terapię przekazuje przy tym istotne informacje dotyczące funkcjonowania klienta. Podmioty te są również zobowiązane do przestrzegania tajemnicy lekarskiej lub obowiązku zachowania poufności.
W przypadku wsparcia medyczno-psychologicznego te same zasady obowiązują w kontaktach z lekarzem prowadzącym lub innymi specjalistami zajmującymi się leczeniem schorzeń somatycznych.
W przypadku klientów polskojęzycznych osoba prowadząca terapię może wspierać komunikację między klientem a niderlandzkojęzycznymi specjalistami prowadzącymi leczenie, lekarzem medycyny pracy lub służbą medycyny pracy.
9.3 - Informacje przekazywane zleceniodawcy
Zleceniodawca finansuje wsparcie i otrzymuje wyłącznie informacje administracyjne: liczbę uzgodnionych, zrealizowanych i odliczonych sesji, w tym informacje o nieobecności klienta (no-show).
Zleceniodawca nie otrzymuje żadnych informacji dotyczących treści sesji, zgłaszanych dolegliwości, diagnozy, ustaleń diagnostycznych ani klinicznych postępów terapii.
Informacje o możliwościach i ograniczeniach pracownika w wykonywaniu pracy są przekazywane zleceniodawcy za pośrednictwem lekarza medycyny pracy lub lekarza orzecznika, wyłącznie w zakresie dotyczącym funkcjonowania zawodowego.
10 - Dokumentacja klienta, prawo wglądu i okres przechowywania
Osoba prowadząca terapię prowadzi dokumentację klienta zgodnie z wymogami holenderskiej ustawy o umowie dotyczącej leczenia (WGBO). Klient ma prawo wglądu do swojej dokumentacji oraz otrzymania jej kopii.
Dokumentacja klienta jest przechowywana przez dwadzieścia lat od daty ostatniej zmiany w dokumentacji lub dłużej, jeżeli wymagają tego zasady należytej opieki nad klientem.
Ewentualna dokumentacja dotycząca skargi jest przechowywana oddzielnie od dokumentacji klienta i podlega okresowi przechowywania określonemu w regulaminie rozpatrywania skarg i sporów zgodnie z holenderską ustawą Wkkgz.
11 - Zakres wsparcia i kierowanie do specjalistów
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. udziela wsparcia osobom z łagodnymi i umiarkowanymi trudnościami psychicznymi, koncentrując się na ich funkcjonowaniu i zdolności do pracy. Zasada ta obowiązuje również wtedy, gdy trudności wynikają z sytuacji prywatnej lub rodzinnej.
W przypadku samodzielnego zaburzenia psychicznego wymagającego leczenia wykraczającego poza kontekst zawodowy lub problemów przekraczających zakres łagodnych i umiarkowanych trudności osoba prowadząca terapię rozpoznaje taką sytuację i zaleca klientowi zwrócenie się do lekarza rodzinnego lub lekarza medycyny pracy w celu uzyskania skierowania.
Lekarz rodzinny stanowi standardową drogę dostępu do opieki psychiatrycznej i psychologicznej finansowanej z ubezpieczenia zdrowotnego (GGZ). Lekarz medycyny pracy jest właściwym punktem kontaktowym w ramach absencji chorobowej i reintegracji zawodowej. Formalne skierowanie oraz ustalenie wskazań do leczenia należą do kompetencji tych lekarzy.
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. nie stawia diagnoz medycznych ani nie wystawia zaświadczeń o niezdolności do pracy.
Niniejszy regulamin ma zastosowanie do pomocy psychologicznej, coachingu oraz krótkoterminowych interwencji terapeutycznych świadczonych przez Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V.
W przypadku spotkania trójstronnego z udziałem pracownika i jego przełożonego, prowadzonego przez Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. w ramach psychologii pracy i organizacji, obowiązują odrębne warunki.
Po takim spotkaniu pracownik może skorzystać z coachingu lub pomocy psychologicznej w Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. Pracownik samodzielnie wybiera osobę prowadzącą terapię lub coaching. W ramach praktyki dostępny jest również inny terapeuta lub coach.
12 - Odpowiedzialność klienta
Klient jest odpowiedzialny za aktywny udział w sesjach oraz stosowanie omawianych zaleceń.
Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V. nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podejmowane przez klienta poza sesjami.
13 - Zakończenie wsparcia
Wsparcie zostaje zakończone w porozumieniu z klientem, gdy założone cele zostały osiągnięte lub gdy dalsze kontynuowanie wsparcia nie jest wskazane.
Klient może w dowolnym momencie zrezygnować z dalszego wsparcia, po uprzednim poinformowaniu o swojej decyzji.
14 - Skargi
Do świadczonego wsparcia zastosowanie ma regulamin rozpatrywania skarg i sporów Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V., zgodny z holenderską ustawą o jakości opieki zdrowotnej oraz rozpatrywaniu skarg i sporów (Wkkgz), w ramach przynależności do NIP (Nederlands Instituut van Psychologen).
Klient może w pierwszej kolejności omówić skargę bezpośrednio z osobą prowadzącą terapię. Jeżeli nie doprowadzi to do rozwiązania problemu, klient może skorzystać z procedury rozpatrywania skarg i sporów zgodnej z ustawą Wkkgz.
Regulamin rozpatrywania skarg jest udostępniany na życzenie i można się z nim zapoznać za pośrednictwem Vitalni Arbeid & Gezondheid B.V.
15 - Akceptacja regulaminu
Wsparcie może rozpocząć się dopiero po otrzymaniu i zaakceptowaniu przez klienta niniejszego regulaminu.
Umawiając pierwszą wizytę, klient potwierdza tym samym, że akceptuje postanowienia niniejszego regulaminu.